Video Konferans

Verimli Video Konferans İçin 10 Öneri

Video konferans, bir video konferans aracı veya platformu kullanarak farklı konumlardaki iki veya daha fazla kişinin cihazlarını kullanarak birbirlerini duyarak ve görerek birlikte çalışmasına izin veren teknolojidir. Video öğesini eklemek, yalnızca ses çözümlerine bir kişiselleştirme ve etkileşim katmanı ekler. Yüz yüze iletişim dışında video konferansı, işbirlikçi çalışmanın en etkili yöntemidir. Video konferans, bire bir toplantılar, küçük ekip toplantıları, satış sahaları, müşteri çağrıları, uzaktan konferanslar, uzaktan eğitim, çevrimiçi öğrenme, eğitim ve çok daha fazlası için kullanılabilir.

Video Konferans Yazılımları

• Zoom App

Zoom meeting evden çalışma trendi sonrası, Amerika ‘da en yaygın tercih edilen video konferans programı haline geldi. Zoom programını bu kadar popüler yapan ise, kullanıcı dostu arayüzü ve avantajlı paketleridir. Zoom video konferans sisteminin en büyük dezavantajı, güvenlik açığının bulunmasıdır. Zoombombing nedir diye baktığınız karşınıza çıkabilecek bu tehlikeli kısmı, bir nevi siber atak veya videokonferans görüşmelerinizin dışarıdan müdahaleye ve katılıma açık olma tehlikesidir.

Zoom vs Cisco Webex karşılaştırması yapılması durumunda fiyat ve özellik olarak incelemek de fayda var. Her iki video konferans yazılımının ücretsiz (aynı koşulları sağlayan) paketleri mevcut ancak Webex ücretsiz paketinde sınırsız görüşme sağlarken Zoom görüntülü görüşmeyi 40 dakika ile sınırlandırmaktadır. On kişiden fazla katılımlı görüşmelerde bu kişibaşı dört dakika konuşma süresine denk geldiği için az olarak karşılanmaktadır. Zoom Phone özelliği ile mobil ve masaüstü telefon uzantıları için uyumluluk gösterebilmektedir. UX(user experience), kullanıcı deneyimi ve arayüzü olarak Zoom uygulaması, piyasadaki bir çok video konferans cihazının önüne geçmektedir. Zoom Rooms ile de özel görüşme odaları (toplantı odası amacıyla) sunmaktadır. Bu da, Slack ve Workplace-Facebook gibi üçüncü parti yazılımlarla entegrasyonuyla iş süreçlerinin takibine katkı sağlamaktadır.

• Cisco Video Konferans Sistemi: Cisco Webex

Uzaktan çalışma uygulamaları arasında Cisco Webex görüntülü görüşme kurumsal firmaların daha çok tercih ettiği yazılım ve donanımdır. Cisco marka telefon santrali veya haberleşme sistemine sahip işletmelerin farklı sürümleri de mevcuttur: Cisco Webex desk pro ve Cisco Webex meetings dekstop app. Cisco Webex meeting app olarak da masaüstünde bulunan sistemler entegre şekilde çalışabilir. Bunun haricinde, Cisco Webex Events ile de daha geniş çapta toplantı ve etkinlik yapabilmenizi sağlar. Webinar ve online etkinlik platformu olarak da geçen bu çözüme webex.com üzerinden erişebilirisiniz. Telefon uzantısı için Webex Calling ‘e ihtiyaç duyulmaktadır. Video konferans toplantı için Amerika ‘daki Forbes 500 şirketleri tarafından, Cisco video konferans sistemi tercih edilir.

• Avaya Spaces

Avaya‘nın video konferans uygulaması olarak karşımıza çıkan bulut tabanlı Avaya Spaces yeni çağın gereksinimlerine Amerikan haberleşme devinin çözümüdür. Özellikle bu dönemde, Avaya spaces Avaya ‘dan ücretsiz iletişim ve işbirliği yazılımı olarak ön plana çıkmaktadır. Mart 2020 ‘den itibaren 3 ay süresince Türkiye ‘de Avaya Spaces işbirliği çözümünü ücretsiz olarak sağlayacağını duyurmuştur. Avaya Cu360 (Avaya IX Collaboration Unit CU360) ile de video konferans kamerası da harici olarak alınabilir. Video konferans kameraları arasında Cisco ve Avaya ön plandadır.

• Skype Video Konferans

Skype Görüntülü Konuşma Nasıl Kullanılır sorusu değişen paketleriyle beraber birçoğumuzun araştırdığı bir konu halinde geldi. Netleştirmek gerekirse, Skype’ı PC ve cep telefonundan mesajlaşmak, dosya gönderimi ve alımı yapmak ücretsiz. Yalnız Skype üzerinden, kara veya mobil telefon hatlarını aramak isterseniz Skype kredisi yükleyerek yapmanız gerekecektir. Skype ücretsiz şekilde 20 kişiye kadar kullanabiliyorsunuz. Bu sayı, Skype for Business 250 kişinin katılabileceği online toplantılara ve kurumsal seviyede güvenlik standartlarına çıkmaktadır. Skype Business ile ayrıca Office uygulamalarıyla entegre de edebilirsiniz. Skype ücretli mi sorusunu bu şekilde cevaplamış olabiliriz. Skype, Windows tarafından satın alındıktan sonra bazı özellikleri paralı hale getirmesiyle dikkat çekmişti. Skype kurumsal özellikleri bu tarihten sonra daha da arttı, hatta şuan Office 365 paketinin içine dahil edilerek alacağınız Microsoft lisansıyla bundle (paket) hale geldi. Skype for business  Skype çoklu video konferans sistemi özelliği kapsamında 25 katılımcıdan az olan gruplarda, tüm grup bir seferde aranabiliyor. Office paketleri için her zaman satis@netser.com.tr ‘den destek alabilirsiniz.

• Turkcell BiP Mobil

BiP Nedir sorusunu artık daha az duysak da bip video, bip arama ve bip görüntülü arama olarak herkesin henüz telefonuna indirdiğine emin olamadığımız için bunu ekledik. Video konferans Turkcell‘in yerli ve milli olarak geliştirdiği ve farklı yönleriyle sık sık gündeme gelen BiP uygulamasını mobil cihazınızda da BiP web ile masaüstünde de kullanabilirsiniz. Whatsapp‘ın rakibi olarak çıkan bu uygulama zamanlama bir çok ihtiyaca karşılık verdi. Bip indir‘i hemen Appstore‘da arayarak bulabilirsiniz. Whatsapp çöktüğü bir çok zaman Turkcell‘in mesajlaşma uygulaması BiP arama çalışıyordu. Türkiye’de sıkça meydana gelen deprem gibi doğal afetler sırasında acil haberleşme mesajlaşma sistemi olarak da kullanım modülü ekledi. BiP görüntülü arama, Türkiye‘nin güncel ihtiyaçlarına göre iletişim çözümlerini anında geliştiren bir mesajlaşma ve Çin‘deki QQ benzeri All-İn-One bir uygulamadır.

Video Konferansları Neden Kullanılıyor?

Şu anda birçoğumuzun evden çalışmaya teşvik edildiği talihsiz bir durum yaşıyor olsak da, video konferans her zaman yararlı ve verimlidir. Gelişmiş video konferans araçlarının ortaya çıkmasıyla, dünyanın dört bir yanındaki insanlar artık iş amaçları, öğretim ve eğitim ihtiyaçları gibi çeşitli nedenlerle bağlantı kurabiliyorlar.

Video toplantıları, yalnızca sesli toplantılardan çok daha ilgi çekicidir ve video konferanslarla, saat dilimi, trafik, çocuklar veya diğer kısıtlamalardan bağımsız olarak gerekli tüm paydaşların katılımını bekleyebilirsiniz. Video konferans teknolojisi, zamanlama ve toplama zahmetine girmeden yüz yüze toplantı kadar verimli ve ilgi çekici bir etkileşimli toplantı deneyimi oluşturmanıza olanak tanır.

Video konferans, her boyuttaki işletme tarafından kullanılabilen inanılmaz bir araçtır. İster uluslararası bir şirket için, ister eğitim amaçlı veya küçük bir evden çalışma çözümü için bir çözüm arıyor olun, bir video konferans çözümü sizin için yararlı olabilir. Ne tür bir platformla çalışacağınıza karar verirken, akılda tutulması gereken bazı önemli şeyler vardır:

• Deneyimin kalitesine zarar vermeden her video konferansta sınırsız sayıda katılımcıya izin veren bir platform seçilmelidir.

• Platformun herhangi bir kurulum veya indirme gerektirmediğinden ve herhangi bir cihazdan çalıştığından emin olun, özellikle de platformu daha az teknoloji meraklısı olan potansiyel müşterilerle veya kişilerle kullanmayı planlıyorsanız.

• Platformu özelleştirmek, müşterilerinizin sizi algılama biçiminde büyük bir fark oluşturabilir, bu nedenle platformunuzun belli bir düzeye kadar kişiselleştirmeye izin verdiğinden emin olun.

• Kullanıcıların sunumlar, "beyaz tahtalar" ve anketler ve Soru-Cevap gibi veri toplama araçları üzerinde birlikte çalışmalarını sağlayan bir araç edinin.

• En önemlisi, platformunuzun CMS'nize entegre olarak, videoları kaydetmenize ve daha sonra kullanmanıza izin vereceğinden emin olun.

Etkili Video Konferansı İçin 10 İpucu

Video konferans, şüphesiz, uzaktan çalışmanın çözümü ve anahtarıdır. Bir salgın, elverişsiz hava, güvensiz işyerleri veya daha çevre dostu olma dürtüsü nedeniyle uzaktan çalışma seçilebilir. Video konferans ile günlük iş akışı rutinine devam etmek için toplantılara katılabilirsiniz. Bu nedenle, her video konferansın işletmeniz için başarılı ve yararlı olduğundan emin olmak önemlidir. Etkili video konferansı için 10 ipucu:

1. Herkesin Gündemi Bilmesini Sağlayın

Gündem, video konferans dahil her toplantının temelidir. Kullanıcılara gündemi bildirin ve önceden bir e-posta gönderin. Ne kadar ayrıntılı olursa, o kadar iyidir. Bu, herkese toplantıya hazırlanma şansı verecektir. Bununla, video konferansınız kesinlikle maksatlı ve değerli olacaktır. 

2. İstikrarlı Bir İnternet Bağlantınız Olduğundan Emin Olun

İstikrarlı bir internet bağlantınız olduğundan emin olarak kesintilerden veya gecikmeli video sunumundan kaçının. İnternet bağlantınız yavaşsa, video konferansınız hayal ettiğiniz gibi düzgün çalışmaz. Kötü bir çağrıyı yönetmeye çalıştığınızda da zaman kaybedilir. Kötü internet bağlantısı, ses veya videonun yüklenmesini ve belgelerin gösterilmesini aksatabilir ve daha fazlasını içerebilir.

3. Video Konferans Özellikleri Hakkında Bilgi Edinin 

Önceden konferans araması sağlayıcınızın video konferans özelliklerini tanımanız en iyisidir. Konferans planlama, ses ve video akışı, kayıt hizmetleri ve daha fazlası gibi özellikler etkili bir toplantı düzenlemenize yardımcı olur. Toplantıda iyi hazırlanmak için bu özellikleri inceleyin ve mümkünse pratik yapın.

4. Yazılımınızı ve Ekipmanınızı Kontrol Edin

Yazılımınızı veya ekipmanınızı kontrol etmeniz de önemlidir. Bilgisayarınızı açtığınız anda web tarayıcınızı ve video konferans yazılımınızı kontrol edin. İndirilmesi gereken herhangi bir güncelleme varsa yapın.

Bundan sonra ekipmanınızı kontrol edin. Kameranızı kontrol edin ve doğru açıya sahip olduğundan ve odadaki herkesi yakaladığından emin olun. Ses hoparlörlerinizi kontrol edin ve düzgün çalıştığından emin olun. Mikrofonunuzu da kontrol edin, böylece yüksek ve net sese sahip olduğunuzu bilebilirsiniz. 

5. Bir Toplantı Lideri Atayın

Bir toplantı lideri atamak, video konferansını etkili hale getirmenin bir başka mükemmel yoludur. Bir toplantı lideri, toplantının ilerlemesini sağlamak için barışı her zaman koruyabilir. Onlar her gündem maddesini, meseleyi ve kaygıyı düz bir kafa ile ele alacak birisidir. Ayrıca herkesi tartışmaya katılmaya teşvik etmekten de sorumlu olabilirler. 

6. Doğru Yerde Olun

Bir video konferansa katılırken de doğru yerde olmalısınız. Aksi takdirde, toplantıyı gereksiz gürültü veya görüşlerle bozma riskiniz olacaktır. Uzak bir ekibiniz varsa, konferans salonu tercih edilir. Evden çalışan uzak bir çalışansanız, en az gürültü ve karmaşa ile iyi aydınlatılmış bir alanda olduğunuzdan emin olun.

7. Soğuk Ortamlardan Kaçının

Soğuk ortam sadece garip değil, aynı zamanda yararsızdır ve zaman kaybına neden olur. İleti dizilerinin anlamlı olduğundan emin olun ve toplantı duraklamaya gelmek üzereyse, başka bir soru sorun veya bir sonraki gündem maddesine geçin. 

8. Dikkatinizi Dağıtabilecek Herhangi Bir Şeyden Kurtulun

Dikkatinizi dağıtacak şeylerden kurtulmanız ve ekibinizin geri kalanını da bunu yapmaya teşvik etmeniz gerekir. Telefonları sessize alın, e-postaları kapatın, kapıları kapatın, böylece gürültü veya herhangi bir kişi toplantıyı sabote etmeyecektir. 

9. Görgü Kurallarını Gözlemleme

Video konferans toplantıları söz konusu olduğunda kurulum farklı olabilir, ancak bu aynı görgü kurallarına uymamanız gerektiği anlamına gelmez. Görgü kurallarına uymayı alışkanlık haline getirin ve herkesi de aynı şeyi yapmaya teşvik edin. Erken katılın, diğer katılımcılara saygı gösterin, tanıtım ve daha fazlasını yapın. 

10. Video Konferansı Kaydedin

Son olarak, video konferansı kaydettiğinizden emin olun. Kayıt, takip e-postasının bir parçası olarak ekibe gönderilebilir. Ayrıca, gelecekte referans olarak kullanılabilecek toplantının belgeleri olarak da saklanabilir. 

Sonuç

Teknoloji geliştikçe ve mevcut iklimde, video konferansı giderek artan sayıda insan tarafından sayısız kullanım vakası için kullanılıyor. Video konferansları düşünürken, tüm ihtiyaçlarınızı gerçekten karşılayan bir platform veya çözüm kullandığınızdan emin olun. Video görüşmelerinize hazırlanırken yukarıdaki ipuçlarını akılda tutmaya çalışın ve video konferansların hala etkili iletişime izin veren kişisel etkileşimler olduğunu ve profesyonel ve saygılı bir şekilde ele alınması gerektiğini unutmayın.